Regulamin określa zasady wynajmu i użytkowania sal szkoleniowo-konferencyjnych w Akademii Merserwis, zlokalizowanych w Warszawie przy ul. Gen. Władysława Andersa 21a. Wynajmującym jest Merserwis sp. z o.o. sp. k., zlokalizowana w Warszawie, przy ul. Gen. Władysława Andersa 10. Dokonanie rezerwacji oznacza akceptację niniejszego regulaminu oraz zobowiązanie do jego przestrzegania.
§ 1. DEFINICJE
Merserwis sp. z o.o. sp. k. - zarządzający salami.
Akademia Merserwis - nazwa lokalu, w którym mieszczą się dwie sale szkoleniowo-konferencyjne.
Rezerwujący - osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba prawna, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację Wydarzenia.
Klient - osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba prawna, która jest zainteresowana wynajmem sali i odpowiada za organizację Wydarzenia
Sale szkoleniowo-konferencyjne - oznacza sale zlokalizowane w budynku przy ul. Gen. Władysława Andersa 21a w Warszawie wraz z pomieszczeniami przynależnymi do współkorzystania.
Wydarzenie - oznacza szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje, imprezy zamknięte lub inne tego typu spotkania.
Regulamin - niniejszy dokument określający zasady wynajmu sal.
§ 2. ZASADY OGÓLNE
- Sale szkoleniowe udostępniane są na 30 min przed Wydarzeniem. Udostępnienie Sali wcześniej jest możliwe jedynie za uprzednią zgodą Merserwis Sp. z o.o. sp. k. i po potwierdzeniu dostępności Sali szkoleniowej w tym terminie.
- Zastrzegamy, że Merserwis Sp. z o.o. sp. k. może swobodnie dysponować Salami szkoleniowymi w godzinach nieobjętych najmem.
- Sale wynajmowane są od poniedziałku do niedzieli maksymalnie w godzinach 08:00- 20:00.
- Istnieje możliwość przechowania materiałów Rezerwującego w Akademii Merserwis, zarówno na dzień przed jak i dzień po Wydarzeniu. Termin dostarczenia materiałów i jego odbioru należy wcześniej skonsultować z personelem Akademii Merserwis.
- Po Wydarzeniu Rezerwujący jest zobowiązany zabrać ze sobą wszystkie materiały szkoleniowe i promocyjno-informacyjne (roll-up, itp.) oraz wartościowe przedmioty (laptopy, telefony, itp.). W przypadku szkoleń kilkudniowych i chęci pozostawienia materiałów w sali wymagany jest kontakt, w celu potwierdzenia takiej możliwości.
- W przypadku pozostawienia materiałów na dłużej niż dzień po zaplanowanym Wydarzeniu, Merserwis Sp z o.o. sp. k. może wystawić Wynajmującemu fakturę na kwotę 200 zł netto + 23% VAT za utylizację pozostawionych materiałów. Przed utylizacją Merserwis sp.z o.o. sp.k. podejmie próbę kontaktu z Rezerwującym drogą mailową i/lub telefoniczną.
- Rezerwujący jest zobowiązany do przestrzegania godzin wynajmu.
- Rezerwujący jest zobowiązany do wcześniejszego przekazania informacji o korzystaniu z własnych urządzeń elektronicznych (laptopy, projektor, drukarka, inne urządzenia itp.), nie później jednak niż 1 dzień przed terminem Wydarzenia.
- Rezerwujący może samodzielnie świadczyć na terenie Akademii Merserwis usługi cateringowe, w szczególności organizować przerwy kawowe, jeśli zarządzający salami wyrazi na powyższe zgodę.
- Na terenie Akademii Merserwis obowiązuje bezwzględny zakaz palenia, wnoszenia i spożywania w Salach szkoleniowych alkoholu. Rezerwujący i Uczestnicy Wydarzenia zobligowani są do przestrzegania zakazu palenia na terenie Akademii Merserwis, zakazu spożywania alkoholu oraz innych środków odurzających oraz zachowania porządku w Salach.
- Rezerwujący zobowiązuje się korzystać z Sal szkoleniowych będących przedmiotem najmu oraz niezbędnego sprzętu szkoleniowego, jeśli taki został udostępniony, z należytą starannością w sposób odpowiadający właściwościom, zgodnie z przeznaczeniem określonym w formularzu zamówienia oraz oddać Sale szkoleniowe i sprzęt szkoleniowy po zakończeniu najmu w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie.
- W przypadku zniszczenia lub uszkodzenia przez Rezerwującego sprzętu szkoleniowego lub Sali szkoleniowej (meble, ściany, itp.), Rezrewujący pokryje koszty niezbędnych napraw. Wszelkie szkody będą dokumentowane protokołem podpisanym przez obie strony.
-
Merserwis sp. z o.o. sp. k. nie ponosi odpowiedzialności za mienie pozostawione na terenie Akademii Merserwis.
-
Merserwis sp. z o.o. sp. k. nie ponosi odpowiedzialności za niedogodności wynikające z przyczyn niezależnych od niego.
-
Merserwis sp. z o.o. sp. k. nie ponosi odpowiedzialności za wypadki w miejscu wynajmu wynikające z nieprzestrzegania zasad BHP, spowodowane przez najemcę i/lub inne osoby, spowodowane niewłaściwym użytkowaniem lokalu.
-
Merserwis sp. z o.o. sp. k. zastrzega sobie prawo odmowy wynajmu Sal szkoleniowych, jeżeli charakter planowanego Wydarzenia i jego termin nie da się pogodzić z uzasadnionymi interesami innych Klientów, w szczególności jeśli nie jest możliwe zagwarantowanie niezakłóconego przebiegu innych Wydarzeń.
-
Merserwis sp. z o.o. sp. k. odmówi wynajmu sal szkoleniowych jeśli charakter planowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub zorganizowanie Wydarzenia wymaga uzyskania stosownych zgód lub zezwoleń.
- Rezerwujący nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania Sal podmiotom trzecim bez uprzedniej zgody Merserwis sp. z o.o. sp. k.
- Wprowadzanie zwierząt na teren Merserwis sp. z o.o. sp. k. jest zabronione, (z wyjątkiem psów asystujących).
- Prowadzenie sprzedaży bezpośredniej jest zabronione.
§ 3. ZASADY REZERWACJI
- Przesłanie oferty Klientowi na wynajem sal nie jest równoznaczne z dokonaniem jakiejkolwiek rezerwacji Sali szkoleniowej. Dostępność sal wymaga potwierdzenia ze strony Merserwis sp. z o.o. sp. k.
- Merserwis sp. z o.o. sp. k. wynajmuje sale na Wydarzenie całodniowe tj. 8-godzinne, którego czas liczy się od godziny 08:00 do godziny 16:00, oraz krótsze (wynajem sali na godziny oraz po godzinie 16:00). Merserwis sp. z o.o. sp. k. nalicza pełne godziny najmu sali.
- Klient może dokonać rezerwacji Sali szkoleniowej drogą e-mailową na adres rezerwacja@merserwis.pl lub za pośrednictwem kalendarza dostępnego na stronie https://andersa21a.merserwis.pl/sale.
- Klient może dokonać wstępnej rezerwacji na 24 godziny. Wstępna rezerwacja jest nieodpłatna i oznacza gwarancję, iż Sala nie zostanie wynajęta innemu klientowi w ciągu 24 godzin od dokonania wstępnej rezerwacji. Brak otrzymanego potwierdzenia rezerwacji w ciągu 24 godzin skutkuje anulowaniem wstępnej rezerwacji, a tym samym udostępnienie terminu wynajmu w kalendarzu.
- Dokonanie wstępnej rezerwacji jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
- Ostatecznej rezerwacji dokonuje się poprzez wysłanie wiadomości email na adres rezerwacja@merserwis.pl. Rezerwacja / rezerwacja wstępna staje się rezerwacją ostateczną na potwierdzenie czego, Klient otrzyma zwrotną wiadomość email z potwierdzeniem.
- Klient akceptuje obciążenie kwotą do zapłaty za zamówione usługi na podstawie przesłanej oferty rezerwacji przez Merserwis sp. z o.o. sp. k.
- Merserwis sp. z o.o. sp. k. ma prawo naliczyć opłatę za usługi zadeklarowane w formularzu zamówienia lub wiadomości email nawet w sytuacji, w której potwierdzone Wydarzenie nie odbędzie się. Z zastrzeżeniem §4 pkt. 1 dotyczącego rezygnacji w terminie 10 dni roboczych.
- Na podstawie potwierdzonej rezerwacji Merserwis sp. z o.o. sp. k. wystosuje fakturę pro-forma opiewającą na całość kosztów rezerwacji. Termin płatności wynosi maksymalnie 7 dni. Nieuregulowanie płatności może wiązać się z anulowaniem rezerwacji.
-
W przypadku potwierdzenia wynajmu i braku przybycia Rezerwującego w wyznaczonym terminie, Merserwis sp. z o.o. sp. k. ma prawo obciążyć Rezerwującego pełnym kosztem wynajmu sali oraz zamówionych przez niego usług dodatkowych. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Merserwis sp. z o.o. sp. k. może odstąpić od powyższego zapisu.
-
Merserwis sp. z o.o. sp. k. realizuje usługi w oparciu o informacje przesłane przez Klienta w formularzu zamówienia. Późniejsza modyfikacja informacji dotycząca szczegółów wynajmu (np. ustawienie sali, liczba uczestników Wydarzenia, domówienie dodatkowych usług cateringowych, itp.) jest możliwa tylko za zgodą Zarządzającego salami – tylko drogą mailową.
§ 4. ZASADY REZYGNACJI Z REZERWACJI
- Potwierdzoną rezerwację można anulować bezkosztowo najpóźniej na 10 dni roboczych przed Wydarzeniem.
- Wiadomość o anulowaniu rezerwacji należy wysłać na adres e-mail: rezerwacja@merserwis.pl
- W przypadku anulowania rezerwacji w terminie do 9 roboczych przed Wydarzeniem Merserwis sp. z o.o. sp. k. ma prawo naliczyć 50% ceny wynajmu sali, a Rezerwujący akceptuje i zgadza się na poniesienie kosztów rezygnacji. Wyjątkiem jest zmiana terminu Wydarzenia na inny dostępny. Z tej możliwości można skorzystać tylko jeden raz, automatycznie rezygnując z prawa do zwrotu środków w przypadku bezkosztowego anulowania rezerwacji najpóźniej na 10 dni roboczych przed Wydarzeniem.
- Zwroty wykonywane są w ten sam sposób w jaki została wykonana płatność. W przypadku przelewu na rachunek bankowy, środki zostaną zwrócone na ten sam numer konta, z którego dokonano płatności.
- Merserwis Sp. z o.o. sp. k. ma możliwość odwołania rezerwacji w wyjątkowych sytuacjach (np. z powodu awarii), wystąpienia siły wyższej o czym poinformuje Klienta bez zbędnej zwłoki.
§ 5. DODATKOWE USŁUGI
- Merserwis Sp. z o.o. sp. k. może pomóc zorganizować usługi cateringowe przy współpracy z wyspecjalizowanymi firmami i/lub pobliskimi restauracjami.
- Rezerwujący jest zobowiązany przesłać ostateczną liczbę osób, dla których zamawia serwis kawowy / lunch / catering wraz z ostatecznym menu, drogą mailową najpóźniej na 5 dni roboczych przed Wydarzeniem. Na podstawie tej informacji Merserwis Sp. z o.o. sp. k. ma prawo naliczyć opłatę za zamówiony serwis kawowy i/lub lunch nawet w takiej sytuacji, w której w dniu Wydarzenia liczba osób okaże się mniejsza.
- Lunch może być zorganizowany na miejscu w formie szwedzkiego stołu.
- Lunch może być zorganizowany w pobliskich restauracjach, które znajdują się w pobliżu Akademii Merserwis.
§ 6. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I MIENIE
- Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Najemcę lub uczestników Wydarzenia.
- Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za niedogodności wynikające z działania siły wyższej (np. awarii, przerwy w dostawie prądu, nieprzewidzianych zakłóceń technicznych).
- Rezerwujący ponosi pełną odpowiedzialność za zachowanie uczestników Wydarzenia podczas pobytu w Akademii Merserwis.
- Rezerwujący zobowiązuje się do samodzielnego zabezpieczenia mienia wartościowego oraz danych poufnych.
- Rezerwujący zobowiązany jest do pozostawienia sali w stanie porządku, niepogorszonym w stosunku do stanu sprzed rozpoczęcia Wydarzenia.
- W przypadku znacznego zanieczyszczenia sali, pozostawienia dużej ilości odpadów, zabrudzenia mebli lub podłogi, Merserwis sp. z o.o. sp. k. zastrzega sobie prawo do naliczenia dodatkowej opłaty za sprzątanie.
- Sprzątanie standardowe po Wydarzeniu jest wliczone w cenę wynajmu, chyba, że ustalono inaczej.
- Obiekt będący przedmiotem najmu jest monitorowany.
§ 7. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)
- Administratorem danych osobowych Klienta/Rezerwującego oraz uczestników Wydarzenia jest Merserwis Sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Warszawie, ul. Gen. Władysława Andersa 10.
- Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji procesu rezerwacji sal szkoleniowo-konferencyjnych, obsługi Wydarzenia oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń.
- Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
- Rezerwujący ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu.
- Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z Merserwis Sp. z o.o. sp. k. w zakresie organizacji Wydarzenia (np. firmom cateringowym), wyłącznie w niezbędnym zakresie.
- Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas wymagany przepisami prawa.
- Wszelkie pytania związane z ochroną danych można kierować na adres: rodo@merserwis.pl
- Szczegółowa klauzula informacyjna dostępna jest na stronie internetowej: www.merserwis.pl/blog/regulamin/polityka-prywatnosci.
§ 8. BEZPIECZEŃSTWO I EWAKUACJA
- Na terenie Akademii Merserwis obowiązują przepisy BHP oraz procedury ewakuacyjne zgodne z aktualnymi przepisami prawa.
- Organizator zobowiązany jest do zapoznania uczestników Wydarzenia z zasadami bezpieczeństwa oraz z planem ewakuacyjnym, dostępnym przy wejściu do każdej sali szkoleniowej.
- W przypadku sytuacji zagrożenia wszyscy obecni na terenie Akademii Merserwis są zobowiązani do natychmiastowego podporządkowania się zaleceniom personelu oraz do opuszczenia obiektu zgodnie z wyznaczoną drogą ewakuacyjną.
§ 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Merserwis Sp. z o.o. sp. k. nie ponosi odpowiedzialności za jakość oraz treść prezentowanych i wykorzystywanych podczas Wydarzeń materiałów.
- Sytuacje nieopisane niniejszym regulaminem są indywidualnie rozpatrywane i rozstrzygane przez Merserwis Sp. z o.o. sp. k.
- Merserwis Sp. z o.o. sp. k. zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do obowiązującego Regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieżąco do treści Regulaminu.
